Как устроен архив и работа в читальном зале
Прежде всего, нужно оговориться, что здесь описан алгоритм пользования обычным государственным архивом, о ведомственных разговор отдельный. Когда вы в первый раз придете в архив, на проходной вам, скорее всего, предложат позвонить по внутреннему телефону в читальный зал и объяснить, кто вы и зачем пришли.Если сотрудника удовлетворит ваш рассказ, он попросит вахтера пропустить вас (может быть, вам даже выпишут временный пропуск), и дальнейшие переговоры будут происходить уже в читальном зале.Там у вас, как правило, попросят «отношение» — письмо от организации, которая «направила» вас для работы в архиве. На бланке, с печатью и подписью. Если вы можете выправить себе такой документ, лучше так и поступить, однако нужно помнить, что отсутствие такого документа по закону [Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"] не является основанием для отказа в пользовании архивом. Когда вы тем или иным способом преодолеете этот второй барьер, вам предложат изучить регламент работы в архиве и заполнить несколько бумаг – обычно это заявление на имя директора архива и анкета, в которой, среди прочего, нужно будет указать тему и цель вашего исследования (их лучше сформулировать заранее, чтобы архивисты не сомневались в серьезности ваших намерений). После этого можно будет приступать к работе.
Путеводитель по архиву
Начать лучше всего с изучения путеводителя. Это может быть как изданная типографским методом книга, так и «самиздат», содержащий самые общие сведения о содержимом архива и истории его формирования, что в некоторых случаях может представлять вполне практический интерес. Путеводитель, как правило, можно взять на полке в читальном зале или попросить у заведующего. А лучше всего просмотреть его еще до похода в архив: путеводители есть в библиотеках, некоторые из них частично оцифрованы. Путеводители снабжены различными указателями, по которым необходимо определить, какие части архива (фонды) могут представлять для вас интерес, после чего заказать (или, опять же, взять в открытом доступе) описи этих фондов.
Опись
Описи – это «оглавление» фонда, следующий уровень приближения к нужной вам информации. Из описей вы узнаете, что за сведения содержатся в каждой единице хранения (деле), сколько в ней листов, к каким годам она относится, под каким номером значится в фонде. Кроме того, в описи могут быть различные дополнительные пометки, на которые тоже следует обратить внимание, — например, о том, что такое-то дело скопировано на фотопленку (микрофильмировано), засекречено, перенесено в другой фонд и т.п. К описям могут прилагаться свои указатели, прежде всего географические и именные. После того, как вы нашли в описи нужные вам дела, вам предстоит их заказать, для чего необходимо заполнить требование.
Требование
Требование – это бланк заявления на выдачу дела из архивохранилища, куда нужно вписать свое имя и название темы, а также перенести информацию из описи — название дела и его крайние даты (хронологические рамки), номера фонда, описи, и единицы хранения. Чтобы не пришлось переписывать, лучше заранее уточнить, как принято заполнять требование в данном архиве (допустим, для каждого фонда нужен отдельный бланк), и какие существуют нормы выдачи (скажем, не более 3 дел из такого-то фонда за раз). Заполненное и подписанное требование вы отдаете консультанту, после чего он назначает дату, к которой ваш заказ будет доставлен в читальный зал.
Если вы приехали в архив из другого города, вас, как правило, постараются обслужить быстрее, чем «местных». Однако и в этом случае шансы на то, что дело вам принесут в день заказа, исчезающее малы. Как правило, придется ждать 1-2 дня, а в загруженных центральных архивах этот срок стремится к неделе. В конце первого визита в архив не забудьте подписать у консультанта временный пропуск, если он есть, и спросить, как вам получить постоянный.
Олег Мацнев
